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定义角色和职责不仅帮助你找到这份工作的合适人选。它还提高员工的经验并支持您的组织的效率。
让我们看一看为什么它是如此重要的员工理解他们的角色和职责。
工作角色和职责是什么?
每个角色都有主要责任符合那个位置。重要的是要了解术语的含义在考虑角色和职责的重要性。这将确保所有人都能有效地执行他们的工作。
工作职责是指特定角色的职责和任务。这是有时被称为职位描述。角色,然而,指一个人的位置在一个团队。
个人组成一个团队角色取决于组织或业务。让我们来一个客户服务代表的角色作为一个例子。
客户服务代表的职责是:
- 与客户沟通通过电话、电子邮件和社交媒体
- 及时回应客户的投诉和问题
- 给客户的产品和服务的信息
- 处理订单、形式、应用程序和要求
- 保持一个积极的和专业的态度的顾客
从一个客户服务代表的CEO,每个人在一个组织中发挥作用。
任何业务的运行取决于每个人理解他们的角色和责任。通过了解他们的职责,他们能有效地执行他们的任务。
团队的所有成员应该履行职责的能力团队合作是有效的。这对双方的互动,是真的虚拟团队。
总而言之,你的工作职位是你的角色,你的责任是你的职位描述。
在你的组织定义的角色和职责的好处
明确地定义角色和职责可以帮助您的组织以不止一种方式。从提高运营效率提高你的招聘过程,让我们看看一些好处。
提高你的招聘过程和授权人员
重要的是内部和外部候选人理解角色的责任。通过这种方式,您可以给您的整个团队和招聘过程带来了提振。
候选人将有更精确的预期的作用成功是什么样子。与此同时,更广泛的团队会理解为什么新员工,减少摩擦。
定义角色和职责也提高透明度。它给团队成员一个新的角色从一开始就明确的路径。
减少组织时间和金钱的浪费
明确的职责,组织花费更少的资源冗余熨烫。华体会手机登入它还减少的可能性人际冲突。
它也可以帮助战斗在家工作的挑战因为远程员工清楚地了解他们应该做什么。
是一样重要的监督和报告链是定义良好的。这种方式,组织将会经历更少的消耗人力资源管理。反过来,这使得运营效率的提升和更多的自然产出。
定义角色和职责应在招聘或内部填充作用。你怎么找到这份工作的合适人选吗?如何才能找到合适的机会如果你不能说这个角色的目的是什么?
我怎么在我的组织开始定义的角色和职责吗?
首先问一个问题:这个职位被创建来解决什么问题?
你有产品或服务吗?你有等待的客户吗?你需要吗服务你的客户有效的和有效的吗?
也许你需要更多的客户和不同类型的客户。或者你需要不同类型的产品。
如果你是一个长期存在的组织,您可能希望确保您正在运行一个严格。它尝试剪切和粘贴现有的角色。但它是值得考虑的问题和需求组织是否有改变。
然而,你的公司可能是一个新企业。在这种情况下,最初的角色及其主要职责内的定义明确的指挥是一个机会。
你应该花时间来获得更好的明确哪些问题是最重要的。这将帮助您决定什么样的人是最需要的。
自然,每六个月可能会改变的问题。但是努力定义责任将有助于设定预期。它还将提高成功的可能性。
第一步是确定哪些任务是必要的把你的产品或服务在客户的手中。此外,考虑这些任务如何大多数逻辑分组对个别员工的事业。
这是推导的过程,定义角色的职责。
什么是一个角色,你如何定义他们在你的组织中?
在一个组织中有几个不同的业务角色。和每个角色的整体成功和操作至关重要的公司。记住,没有伟大的个人组织角色:每个人都起到了很重要的作用。
但在分配角色之前,您需要定义它们。这是如何指定组织的角色:
了解需要做什么工作
一个组织的角色被定义为它的功能在一个更大的团队。这是真的是否他们团队的一个正式部分。团队是由它的功能定义在更大的组织。
但定义任何角色在你的组织中,开始通过分析员工的任务。这些是任何一个员工负责的任务实现组织的最终目标。这个目标是服务客户。这是真正的营利性或非营利性的基础上。
例如,Acme小部件公司可能需要完成以下任务有效地服务客户:
- 电话接听
- 订单处理
- 客户关系
- 产品和交付投诉响应
所有这些任务逻辑可以由一个人的事业提供一个客户服务代表的角色。
了解每个角色融入更广泛的团队(s)
中的任务列表的前一节的一个例子是一组任务定义一个特定的角色。一旦这些任务被分配到组织角色,然后构成角色的责任。
让我们考虑一个客户服务团队的一员向客户服务经理汇报。在这种情况下,客户服务代表的作用只存在在其团队结构。
关键的角色促进通信和客户之间的组织。他们还帮助组织内部跨部门沟通。
一个客户服务代表不能独自站在舞台上完成任何事情。
如何为您的组织分配一个角色,团队,还是下一个项目
一旦定义了角色,挑战在于正确地将它分配给一个员工或前景。这是一个地方的责任驱动决策过程。
一旦定义了角色,首先要考虑的是什么个人特征需要完成它。
让我们回到上面的客户服务代表示例。这个角色所需的一些特点:
这些软技能对于客户服务的作用至关重要。例如,安抚的技巧一个愤怒的顾客大声在电话里对你的客户保留是至关重要的。
另外,能力保持冷静和分析,从解决问题的模式,拒绝被动摇是有用的。这是真的是否处理愤怒的顾客或员工具有挑战性的同事。这意味着这些技能也在团队中集成的关键。
除此之外,考虑的下一个点是候选人的过去的经验和简历。
候选人做过这类工作吗?
这个角色需要必不可少的技能,比如Python 2.7编程吗?
候选人有特定的过去的成功,可能证明他或她是一个很好的适合这个角色?但也许过去的职位似乎并不表明一个完美的比赛吗?
这通常是“第一个屏幕”的材料。招聘经理想要做更深入的面试过程。这可以通过一个外部或内部审查。
例如,候选人的优点和缺点是什么?这是一个股票面试问题。但它可以用于比通常更实质性的目的。
从候选人的关键是是否有他们的个性或某些方面与整体的工作习惯职业目标的位置。
例如,一个客户服务代表不应该:
- 脸皮薄的
- 很快愤怒
- 防守
他们应该能够调节自己的情绪好。
考虑候选人是否只会是一个很好的团队。他们会让团队更好吗?这不是“适合”,这个人是否会找到挑战和满意度和团队一起工作。他们也应该带来互补的受欢迎的技能团队需要和视角。
内部候选人,有历史的摩擦与其他同事吗?摩擦和异议可以美好的事物。但这取决于个人的成熟处理不可避免的分歧或矛盾观点或方法。
询问候选人直接当队友提出一个与自己的想法或计划。听他们的语言画清楚:
- 他们感到愤怒或怨恨我的想法已经赢了。
- 他们看到它作为一个机会,一起工作他看到我不什么吗?
寻找化学与现有团队成员但不over-index”健康。“这可能会导致同质团队表现不佳。
更一般的,候选人带来一些表,现有的团队缺乏?
候选人填补一个空白吗?还是有一个冗余问题的技能?
候选人能吗说服其他团队成员他们有解决问题的新人吗?
换句话说,一个候选人的优缺点应该通过质疑历史例子。这将显示一些或所有这些问题的答案。
股票,候选人在面试常问的问题是,“什么问题我的位置创建地址吗?”
这是一个问题的组织应该已经问本身。它应该再候选人问:“你在过去做了为了解决这个问题,我们有什么?”
同样值得注意的是,角色不需要是永久性的。一次性的或间歇性的项目可能涉及的角色由多个人承担。或者它可能涉及多个角色由一个人承担。
分析是相同的。
利用通常是有用的RACI矩阵匹配的任务角色和分配责任。
个性化的发展解锁的潜在的劳动力你雇佣。
如何定义一个角色的职责
定义责任之前,您首先需要全面了解您的组织的需要。你也应该有一个清晰的理解特征所需的合适的候选人。
在这个过程中下一步是分解作用的离散任务,或责任。这将帮助你角色的描述形式。
工作或角色的描述应该是具体的。他们应该包括任务本身。但他们应该还包括任务的必需的参数和最好的方式完成它。
你明确,给候选人的工作范围和如何测量性能。
解释技能和任务需要完成这个角色成功
例如,一个建筑公司可能需要内部以及外部或结构设计。“室内设计”角色的责任部分可能读:
- 内部通讯和会议与客户现场。会议期间和周末正常工作时间。
- 使用AutoCAD, BIM / Revit软件。软件是用于室内装饰的设计和开发,概念和主题。
- 内部施工文件的准备和建筑组件。准备客户审核和销售报告。
- 开发解决方案的技术、设计和夹具后交货问题建立了标准和规范。
上述任务是离散和展览所需软、硬技能的结合。它给候选人一个清楚地了解他们的日常职责。
几句话的时间框架
最后期限和正规总是重要的考虑在任何责任的定义。
确保员工承担的角色有一个明确的理解所涉及的时间考虑。他们必须了解他们需要沟通的最后期限问题报告经理。
例子:
- 确保所有项目按时交付,在范围内,并在预算之内。
- 强大的书面和口头沟通技巧。专业的信心和高级行政管理有效地参与和互动。
一定要包括报告结构,如果适用的话
内部候选人,需要注意的任何报告要求。还包括任何可能相关的监管责任。
报告要求交流有助于减少混乱和摩擦的指挥链的问题。它确保团队成员从一开始都是在相同的页面上。
如果不将角色分配给现有的员工,下一步是把所有上述资料和工艺工作描述。
描述如何编写一个有效的工作
这里有一些最佳实践将帮助您编写有效的工作描述。
1。格式,方便阅读
格式工作描述,便于阅读和扫描,并尽量使用要点。职责和资历分解成单独的行。这样,候选人可以轻松扫描当描述网上发布。
2。具体所需技能或知识
呼叫任何特定的软件或其他所需技能的作用。同时,包括特定的教育和证书所需的凭证。一定要提到一个候选人所需的必要的经验成功执行这个角色。
3所示。是现实的潜在候选人
人们可能会要求所有候选人有相关学科的博士学位。或者他们必须有主管管理经验财富500强公司。
但千万不要“over-qualify”这个职位。如果你这样做,你的风险好候选人不申请这份工作由于过高的工作描述。
职位描述和自由的基本组件工作描述模板
帮助你工艺完美的工作描述,我们编译需要包括每一个至关重要的元素。我们还为每个元素包含一个定义和例子来帮助你开始。
一旦你了解了所有必需的组件,使用下面的免费模板为您的描述作为起点。
职称
这可能不言而喻,如客户服务代表或者室内设计上面的例子。
然而,你可能会适应内部外部位置,公开发布。在这种情况下,千万不要提供一个职称,是纯粹的行话或过度“松软”或模糊。确保职位外部候选人传达的本质工作。
例如:销售团队项目经理
描述
描述是一个或两句话“论文”的位置。它应该捕获的基本目的和功能的作用。这是特别有用如果职位本身是模糊的。
例如:销售团队项目经理将负责计划、采购、和端到端执行我们的销售部门的所有项目。
如果职称之类的“客户服务代表”可能不太必要的描述。除非是特别独特的这份工作。
责任
责任的列表的肉是职位描述,应该已经起草了。完善和子弹它,让它更容易阅读。分开多步可校验的责任描述成单独的行项目。
例子:
- 协助项目范围的定义和目标。包括所有利益相关方,确保技术可行性
- 确保资源可用性和分配
- 开发一个详细的项目计划监控和跟踪进展
资格要求
所需的资格可能不是已经考虑到这一点。什么是迄今为止一直致力于纸需要做什么,有多少人需要这么做。
例子:
- BA /本科或同等工作经验
- 至少五年相关行业经验的高度复杂的操作环境。经验必须包括管理中等大小的项目从开始到结束
- 你有良好记录的及时和高质量的项目交付
报告结构(内部帖子)
这部分不相关的外部招聘信息。然而,对于内部候选人的位置张贴,还会很多麻烦是可以避免的。例如,它提供了一个感兴趣的内部员工先进的机会说,“没有我要的工作方式戴夫!”
这也保证了申请人有一个清晰的理解谁报告,将报告给他们。他们可以更好地了解这个角色对整体团队的成功至关重要。
例如:角色向销售总监汇报
位置,工资、福利
很多招聘信息不包括这个信息。尤其如此,如果市场利率的位置是在一个行业是众所周知的。或者如果它是一个行政职位的薪酬将会是一个严肃的谈判。
但对于外部候选人,特别是工资信息是至关重要的。你的位置可以提供优秀的员工福利其他类似职位不知道的事情。通过这种方式,您可以吸引更好的候选人。
对于非执行求职者,没有工资或福利信息的发布很容易掩盖和忽略。
职位描述模板:一个例子
职称:高级技术作家
职位描述:ACME是军事专家文档发布文档服务。我们正在寻求一个创意但分析问题解决者。他们必须和有效沟通复杂的设计、制造、设备运行工作流。
职责:
- 采访中小企业制造和操作避免主观偏见
- 函数在一个项目团队。提供服务支持的技术手册和课件开发
- 创建文档和技术插图。使用CAD, Adobe Illustrator,阿伯文本Pro, XML编辑器和基于web的开发应用程序
- 与中小企业的沟通,团队成员和客户代表。确定修改要求和批准出版
资格:
- 上面描述的软件能力
- 熟悉军事文档标准(mil - std - 40051和mil_hdbk - 1222 c)
- 熟悉培训发展管理训练和条令司令部350 - 70
- 学士学位或同等经验5 +年的技术写作
- 美国公民身份,通过背景调查的能力
位置/薪酬/福利:这个位置位于Sterling Heights, MI的办公室。我们提供慷慨的假期和医疗福利。我们还提供了一个退休匹配程序,人寿保险,带薪假期。工资视经验而定。
如何使用工作描述模板吗
完成这样的工作描述模板是针对外部的假定。如果你的立场是内部,您可以包括更具体的监管信息。你也可以插入更具体的工资或等级信息。
副本应该插入到人事档案员工雇佣的角色未来的评估目的。这是在证明责任分配的问题在团队中出现在稍后的日期。
把你的角色和职责的知识付诸实践
记住,角色的标签。这是描述性的而不是有人在一个组织或项目。它定义了他们的关系与其他员工或客户。
一个责任是一个特定的任务,别人的工作或项目的角色是什么负责任的对。这是他们在日常生活中做些什么。
清晰地定义角色和职责的组织可以简化招聘流程。它可以授权给员工做得更好,更集中在工作。它还有助于提高运营效率,减少混乱和冗余。
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