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如果你认为你比以前参加更多的会议,那是因为你。
mid-Covid场所,我们参加会议的人数增加了。我们是否在家工作或在办公室,重要的是要理解我们参加不同类型的会议。
会议是一种合作吗、分享信息找到解决方案作为一个团队无论我们在哪里工作。他们使用的机会头脑风暴技术产生新的创意。
问题是,许多今天举行会议是低效的。根据涂鸦的会议报告,专业人员每周花2个小时在无意义的会议。
我们怎样才能使会议浪费时间的感觉,更有成效吗?
让我们首先了解不同类型的会议,如何确保他们为您和您的团队增添价值。
7个不同类型的会议
如果做得好,每次会议我们参加一个重要的作用。让我们熟悉一些重要类型,所以我们可以更好地了解如何进行正确的方式。
下面是最常见的7商务会议类型:
- 决策会议。这些被称为当一群的需要采取行动。
- 解决问题的会议。这些都是使用当一群需要一起解决一个特定问题。
- 团队建设会议。这些会议在一组用于构建凝聚力和提高团队成员一起工作的方式。
- 头脑风暴会议。这些是用来产生新的想法或使小说之间的联系或创新的概念。
- 一对一的会议。这是一个安排两个人之间召开会议,讨论具体的东西。
- 季度计划会议。每三个月举行一次,这些是用来计划团队将如何执行公司的目标。
- 签到会议。这些会议是用来监测任务进展与预期的结果。
让我们来看看每个在更多的细节:
1。决策会议
领导的决策会议共同努力团队领导。
根据麦肯锡的调查,它的通常由6到8人并包含一个结构化的议程,标识需要做出决定。
所涉及的参与者是关键决策者或主题专家。例如,决定新员工只会包含某些员工招聘经理。
要运行一个有效的决策会议,参赛者必须提前知道如何这一决定,《哈佛商业评论》的一篇文章中解释道。
例如,如果团队60分钟内不能来达成共识,他们会把它投票或关键决策者会打最后一个电话。提前知道如何决定将达到避免浪费时间。
决策会议的另一个重要方面是信息收集。你要确保你有所有必要的信息你需要做出最好的决定。
例子:
2。解决问题的会议
的主要目标是解决问题的会议找到最优解组织面临的一个问题。
当找到最佳行动,两个头(或一些在这种情况下)人多。《哈佛商业评论》的一篇文章中解释道,有效解决问题的会议要求参与者一起并生成许多可能的解决方案越好。
一旦达到这一目标,参与者必须决定谁将实现最佳的解决方案。这一责任可以分配给一个人或几个团队成员之间共享。
最后,一个成功的解决问题的会议不是不完整的识别问题的根源。了解是什么导致了这个问题在第一时间将阻止它再次发生。
例子:
3所示。团队建设会议
团队建设会议是为了加强团队合作、信任和凝聚力。改善员工的方式一起工作导致生产力的增加以及员工幸福。
团队建设会议旨在创造一个有趣的和互动的氛围通过使用游戏或团队的挑战。这是一个很好的组织者或领导人参与的机会和形式与他们的团队更强的联系。
随着越来越多的员工远程工作、虚拟团队建设会议正变得越来越重要。他们的一种方式参与和联系员工在家工作和5月从他们的团队成员和组织感到孤立。与远程员工有助于防止公司文化和迷人员工士气从恶化。
例子:
- 虚拟桌面游戏
- 虚拟团队的挑战
- 午餐和学习
- 内部TED演讲
- 团队活动
4所示。头脑风暴会议
头脑风暴是创新会议。参与者合作产生新的创意。
这些会话期间,团队成员的工作等于co-contributors或主持人的指导下。这些idea-generating会议是松散结构,允许团队“敢想”和利用他们的创造潜能。使用各种头脑风暴技术思维导图,员工用他们的创造性思维能力想出新的想法或新产品。
Idea-generating会议当团队最成功的,是不同的吗。不同的观点产生更好的想法,识别潜在的盲点,并创造更多的创新的解决方案。
例子:
- 产品开发
- 广告创作
5。一对一的会议
两人之间一对一的会议是一个会议。这是安排在一个特定的目的。
例如,它可以是一个绩效考核经理和员工之间,或一个会议销售代表和客户之间。
虽然你不需要遵循一个议程在一对一的,运行文件每个人需要接触是很常见的。否则,会议松散格式化和展开像一个正常的对话。
根据微软工作的见解,一对一的“签到”增加了18%以来的大流行。他们的研究发现,普通的接触点培养一种连接远程雇员的和有趣的。
例子:
6。季度计划会议
每三个月,团队一起实现公司的战略短期目标和长期目标。
解决问题和决策会议,出席是有限的参与者,将执行这个计划。每个参与者预计贡献和承诺实施计划。
虽然会议的结构可以不同,它通常由团队领导人将任务分配给每个出席者。
季度计划会议是一个伟大的方式来跟踪团队的进步和让团队成员积极。它们也是一个很好的机会,以反映在前一个季度和审查需要执行下面的一个。
例子:
- 战略规划
- 项目计划
- 事件或活动计划
7所示。签入会议
签到会议是最常见的一种类型的会议。组织定期举行这些progress-check会议有几个原因:
- 分享项目的更新和进步
- 确保每个人都执行他们的角色和责任
- 得到员工的反馈
- 讨论任何挑战,成功,或想法
- 找出下一个步骤
在每周团队节奏会议,例如,员工每周更新他们的经理和团队进步。
签到会议正变得越来越重要随着越来越多的人在家工作,而不是直接经理的监督下。定期登记确保远程员工消息灵通和他们的目标与团队的其他成员一致。
例子:
- 项目状态更新会议
- 客户签到会议
- 新员工新员工培训签到
- 每周一次的一对一会议签到
- 每周一次团队会议
- 项目任务执行
如何计划有效的会议,将值添加到您的团队
不可否认的是会议的频率增加了大流行以来。另一个微软股票报告每周会议时间增加了一倍多随着混合的崛起的工作环境。
用更少的连接的机会在办公室、在线会议是一种保持更新,社交和分享信息。
作为你的员工参加更多类型的会议,重要的是要使每一个尽可能的生产率和效率。否则,他们会影响你的团队的士气和生产力。
但在你开始计划你的下次会议上,问自己这个问题,会议真的是必要的,还是电子邮件?例如,如果会议不需要讨论和决策,传达某些信息的最佳途径是通过电子邮件。
根据最近的一项调查猴子民意调查,32%的员工认为,“这次会议可能是电子邮件“全部或大部分的时间。这通常是情绪当会议是毫无意义的,过于频繁。
然而,当你确实需要计划一个会议,每一个必须值得每一分钟的时间和你的员工的时间。
这里有一些技巧来帮助你组织更有效率的会议:
设定清晰的一个明确的目标和日程
发送会议邀请之前,确保你知道的确切目的的会议。你的最终目标是什么?这将帮助你找出你应该拥有什么样的会议,谁需要参加。
一旦你确定了目标,你会需要遵循一个明确的议程,以确保它是有效利用的每一分钟。
科技公司Barco公司的调查发现13%的会议时间被浪费了因为人们讨论话题以外的会议的目标。会议议程后将减少所花费的时间讨论主题不相关的会议。
没有一个清晰的结构,会议很快就变得效率低下。
避免邀请太多的与会者
确定团队成员需要的和不要过度拥挤的会议。例如,一个决策会议应该只涉及关键利益相关者。
这样可以确保那些需要参加有机会作出贡献,表达自己的心声。
确保每个人都准时到达
Barco公司的调查还发现,11%的会议是在等待某人的到来。并根据涂鸦的会议状态报告,迟到的人是酸的主要因素,一个好的会议。
立即开始你的会议,与员工强调准时的重要性。
保持简短
保证会议不超过需要。作为苹果的首席执行官蒂姆•库克(Tim Cook)是著名的引述,“会议的时间越长,越少完成。”
微软员工发现最佳的会议时间不超过30分钟。员工有机转换到更短的会议来优化他们的生产力和远离耗时会议,影响员工幸福。
保持团队专注
会议的领导人或主持人应该确保参与者准备和集中。例如,如果有人在不断地检查他们的电话会议期间,团队领导应该进行干预。
让参与者的责任确保不浪费时间,每个人都的会议。
哪种类型的会议你能改善组织内吗?
有许多类型的会议领导人负责规划。
从每周的团队聚在一起更正式的会议,每一个独特的有价值的组织和团队的成功。理解每个人的重要性以及如何运行它的关键是有效地减少浪费时间,毫无意义的会议。
开始使用一个BetterUp教练增加会议的有效性和建立持久的组织转型。
