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明确角色和职责不仅能帮你找到合适的人。它还改善员工体验并支持您的组织的效率。
让我们来看看为什么让员工了解自己的角色和责任是如此重要。
工作职责是什么?
每个角色都有与其职位相匹配的关键职责。在考虑角色和责任的重要性时，理解这些术语的含义非常重要。这将确保每个人都能有效地完成他们的工作。
工作职责是指他们的特定角色的职责和任务。这有时被称为职位描述。然而，角色是指一个人在团队中的位置。
组成团队的个人角色因组织或业务而异。让我们以客户服务代表为例。
客户服务代表的职责是:
- 通过电话、电子邮件和社交媒体与客户沟通
- 及时回应客户的投诉和问题
- 向客户提供有关产品和服务的信息
- 处理订单、表单、应用程序和请求
- 对客户保持积极和专业的态度
从客户服务代表到首席执行官，组织中的每个人都扮演着一个角色。
任何企业的运作都取决于每个人都了解自己的角色和责任。通过了解自己的职责，他们可以有效地完成分配给他们的任务。
团队的所有成员都应尽其所能履行自己的职责有效的团队合作．这是真实的面对面和虚拟团队．
总之，你的角色就是你的职位名称，你的职责就是你的工作描述。
在组织中定义角色和职责的好处
明确定义角色和职责可以在多个方面帮助您的组织。从提高运营效率到改善招聘流程，让我们来看看它的一些好处。
改进你的招聘流程，赋予员工权力
重要的是，内部和外部候选人都要了解一个职位的职责。通过这种方式，你可以提升你的整个团队和招聘流程。
求职者会对职位有更精确的期望以及成功是什么样子的。与此同时，你更广泛的团队会理解为什么会有新员工加入，减少摩擦．
定义角色和职责还能提高透明度。它让团队成员参与进来新角色从第一天开始就有明确的路线。
减少组织的时间和金钱浪费
有了明确的职责定义，组织在消除冗余上花费的资源就更少了。华体会手机登入这也降低了发生的可能性人际冲突．
它还可以帮助对抗在家工作的挑战因为远程员工会清楚地知道他们应该做什么。
监管链和报告链的明确定义同样重要。这样，组织将经历更少的消耗人力资源管理．反过来，这使得运营效率少了一提更多的是对所有人的自然产出。
在招聘或从内部寻找合适人选之前，应该明确角色和职责。你怎样才能找到适合这份工作的人呢?如果你说不出这个职位的目的是什么，人才怎么能找到合适的机会呢?
我如何开始定义组织中的角色和职责?
首先要问这样一个问题:设立这个职位是为了解决什么问题?
你有产品或服务吗?你们有等候的顾客吗?你需要有能力吗高效地为客户服务?
也许你需要获得更多的客户，不同类型的客户。或者你可能需要不同类型的产品。
如果你的公司是一家长期经营的公司，你可能希望确保自己的管理严格。只是剪切和粘贴现有的角色是很诱人的。但是重新考虑组织的问题和需求是否已经改变是值得的。
然而，你的公司可能是一家新的企业。在本例中，角色及其主要职责的初始定义清晰的指挥链是一个机会。
你应该提前投入时间，以更好地清楚哪些问题是最重要的。这将帮助你决定什么类型的人是最需要的。
当然，问题可能每六个月就会改变一次。但明确职责的努力将有助于设定预期。它还将提高成功的可能性。
第一步是确定将你的产品或服务交到客户手中需要完成哪些任务。此外，还要考虑如何将这些任务最合理地分组到每个员工的工作中。
这是从职责中派生和定义角色的过程。
什么是角色?在您的组织中如何定义角色?
组织中有几个不同的业务角色。每个角色对公司的整体成功和运营都至关重要。记住，组织中没有伟大的一个人的角色:每个人都扮演一个角色。
但是在您分配角色之前，您需要定义它们。下面是如何指定组织的角色:
了解需要完成哪些工作
组织角色是根据其在更大的团队中的功能来定义的。无论他们是否正式成为团队的一员，这都是事实。团队是由其在更大的组织中的功能来定义的。
但是要定义组织中的任何角色，首先要分析员工的任务。这些都是每个员工都要负责的任务实现组织的最终目标．这个目标就是服务客户。无论是利润驱动的还是非营利的，都是如此。
例如，Acme Widget Company可能需要完成以下任务来有效地为客户服务:
- 电话接听
- 订单处理
- 客户关系
- 产品和交货投诉响应
从逻辑上讲，所有这些任务都可以由一个担任客户服务代表的人来完成。
了解每个角色如何适应更广泛的团队
上一节中的任务列表是定义特定角色的一组任务的示例。一旦这些任务被分配给组织角色，它们就构成了角色的职责。
让我们假设客户服务团队的一名成员向客户服务经理报告。在这种情况下，客户服务代表的角色仅存在于其团队结构中。
这个角色的意义在于促进通信在顾客和组织之间。他们还有助于组织内部部门间的沟通。
客户服务代表不能独自站在舞台上完成任何事情。
如何为您的组织、团队或下一个项目分配角色
一旦角色被定义，挑战在于如何正确地将其分配给单个员工或潜在客户。这是一个责任驱动决策过程的领域。
一旦定义了角色，首先要考虑的是角色是什么个人特征必须完成它。
让我们回到上面的客户服务代表的例子。这个角色需要的一些特征是:
这些软技能对于客户服务角色来说是必不可少的。例如，安抚一位在电话中大喊大叫的愤怒客户的技巧对于留住客户至关重要。
另外，还有能力保持冷静而善于分析，拒绝从解决问题的模式中动摇，是有用的。无论员工面对的是一个愤怒的客户还是一个具有挑战性的同事．这意味着这些技能对于融入团队也是至关重要的。
除此之外，下一个考虑点是候选人过去的经验和简历。
应聘者以前做过这类工作吗?
该职位是否需要基本的硬技能，比如Python 2.7编程?
求职者过去是否有特定的成功经历，可以证明他/她非常适合这个职位?但也许过去的工作头衔并不意味着完美匹配?
这通常是“第一屏”材料。招聘经理希望在面试过程中更进一步。这可以通过外部或内部审查。
例如，候选人的优点和缺点是什么?这是股票面试问题．但它可以用于比通常情况下更实质性的目的。
从候选人身上得出结论的关键是，他们的个性或工作习惯是否与总体情况不一致职业目标位置的。
例如，客户服务代表不应该是:
- 脸皮薄的
- 容易生气
- 防守
他们应该能够做到调节情绪好。
考虑一下应聘者是否会成为团队的好帮手。他们会让球队变得更好吗?这不是关于“适合”，而是关于这个人是否能在团队中找到挑战和满足感。他们还应该带来互补受欢迎的技能以及团队需要的观点。
对于内部候选人，是否曾与其他同事发生过无益的摩擦?摩擦和异议可能是好事．但这取决于个人在处理围绕不同观点或方法的不可避免的分歧或紧张时的成熟程度。
直接询问应聘者，是否有一个同事提出了与自己的想法或计划相矛盾的想法或计划。听他们的语言，找出是否:
- 他们感到愤怒或怨恨我的想法必须要赢．
- 他们认为这是一个合作的机会他看到了什么我看不到的?
寻找与现有团队成员之间的化学反应，但不要过分看重“契合度”。这可能导致同质团队表现不佳。
更一般地说，候选人是否带来了现有团队所缺乏的东西?
候选人是否填补了空缺?还是存在技能组合冗余的问题?
候选人能做到吗说服其他团队成员他们有解决问题的方法吗?
换句话说，应试者的弱点和优点应该通过历史例子提问来揭示。这将揭示这些问题的部分或全部答案。
应聘者在面试中经常问的一个常规问题是:“我的职位是用来解决什么问题的?”
这个问题组织应该已经问过自己了。它应该再次问候选人:“你在过去做了什么来解决我们面临的这个问题?”
同样值得注意的是，角色不一定是永久的。一个一次性的或间歇性的项目可能涉及由多人承担的角色。或者它可能涉及由一个人承担多个角色。
分析依然不变。
它通常是有用的利用RACI矩阵将任务与角色匹配，并分配职责。
个性化的发展释放劳动力的潜力你雇佣。
如何定义角色的职责
在定义职责之前，您首先需要全面了解组织的需求。您还应该清楚地了解合适候选人所需的特征。
这个过程的下一步是分解角色的离散任务或职责。这将帮助你形成角色描述。
工作或角色描述应该是具体的。它们应该包括任务本身。但它们也应该包括任务所需的参数和完成任务的最佳方式。
通过明确表达，你可以让求职者了解他们的工作范围，以及你将如何测量性能．
解释成功完成职位所需的技能和任务
例如，一家建筑公司可能需要内部以及外部或结构设计。“室内设计”职位的职责部分可能是这样的:
- 与客户进行内部和现场的沟通和会议。会议可以在正常工作时间和周末工作时间举行。
- 使用AutoCAD、BIM/Revit软件。软件将用于室内装饰、概念和主题的设计和开发。
- 准备室内和建筑构件的施工文件。为客户审查和销售准备报告。
- 根据已建立的标准和规范开发技术、设计和夹具交付问题的解决方案。
上面列出的任务是离散的，展示了所需的软技能和硬技能的组合。它让候选人清楚地了解他们预期的日常职责。
简单讲一下时间框架
最后期限和时间框架在任何职责定义中都是重要的考虑因素。
确保承担该角色的员工清楚地了解所涉及的时间考虑因素。他们必须理解与报告经理沟通截止日期问题的必要性。
例子:
- 确保所有项目在预算范围内按时交付。
- 较强的书面和口头沟通能力。专业的自信，有效地参与和与高级和执行管理层互动。
确保包括报告结构，如果适用的话
对于内部候选人，重要的是要注意任何报告要求。也包括任何相关的监督职责。
沟通报告需求有助于最大限度地减少指挥链问题的混乱和摩擦。它能确保团队成员从一开始就步调一致。
如果没有将该角色分配给现有员工，下一步就是将上述所有信息整合到一份职位描述中。
如何写一份有效的职位描述
下面是一些最佳实践，可以帮助你写出有效的职位描述。
1.易于阅读的格式
将职位描述格式化为便于阅读和浏览的格式，并尽可能使用项目符号。把职责和资历分解成一行。这样，当职位描述发布到网上时，求职者可以很容易地浏览到。
2.具体说明所需的技能或知识
列出该职位所需的任何特定软件或其他技能。此外，还要包括所需的具体教育背景和证书。一定要提到候选人成功履行这个角色所需要的必要经验。
3.对潜在的候选人要现实一点
要求所有候选人都拥有相关学科的博士学位可能很诱人。或者他们必须在一家公司拥有总监级别的管理经验财富500强公司．
但是，一定不要“过分强调”这个职位。如果你这样做了，那么你就有可能因为过于雄心勃勃的职位描述而让优秀的求职者没有申请这份工作。
职位描述的基本组成部分和免费的职位描述模板
为了帮助你制作完美的职位描述，我们整理了你需要包含的每一个基本元素。我们还为每个元素提供了定义和示例，以帮助您入门。
一旦您理解了所有必要的组件，可以使用下面的免费模板作为描述的起点。
职称
这一点不言自明，就像上面的客户服务代表或室内设计例子一样。
然而，你可能会将一个内部职位调整为一个外部的、公开的职位。在这种情况下，一定不要提供纯术语或过于“蓬松”或模糊的职位名称。确保职位名称向外部求职者传达了工作的性质。
示例:销售团队项目经理
描述
职位描述是一到两句话的“论文”。它应该抓住角色的基本目的和功能。如果职位名称本身比较模糊，这一点尤其有用。
销售团队项目经理将负责销售部门所有项目的计划、采购和端到端执行。
如果职位名称是“客户服务代表”之类的，描述可能就不那么必要了。除非这份工作有什么特别之处。
责任
职责清单是职位描述的核心部分，应该已经起草好了。完善它，让它更容易阅读。将多步骤职责描述分解为可扫描的独立行项目。
例子:
- 协助确定项目范围和目标。让所有相关利益相关者参与进来，确保技术可行性
- 确保资源的可用性和分配
- 开发一个项目详细计划监督和跟踪进度
资格要求
在此之前，要求的资格可能还没有被考虑过。到目前为止，已经在纸上承诺的是需要做什么，需要多少人去做。
例子:
- 本科或同等工作经验
- 5年以上相关行业高复杂操作环境工作经验。经验必须包括从头到尾管理中等规模的项目
- 你在按时和高质量交付项目方面有良好的记录
汇报架构(适用于内部职位)
本节与外部职位招聘无关。然而，对于一个发布给内部候选人的职位，可以避免很多后续的麻烦。例如，它给了一个感兴趣的内部员工一个高级机会，说:“我绝不会为戴夫工作!”
它还确保申请人清楚地了解他们将向谁汇报，以及谁将向他们汇报。他们可以更好地理解这个角色对于整个团队的成功是多么重要。
示例:角色向销售总监报告
地点，薪水，福利
许多招聘启事并不包括这方面的信息。如果职位所在行业的市场利率众所周知，这一点尤其正确。或者，如果是一个行政职位，薪酬将是一个严肃谈判的问题。
但对于外部候选人来说，薪资信息尤其重要。你的职位将提供极好的服务员工福利其他类似的位置没有。这样，你可以吸引更好的候选人。
对于非执行职位的求职者来说，没有薪资或福利信息的招聘启事很容易被掩盖和忽略。
职位描述模板:举例
职称:高级技术作家
职位描述:ACME文档服务是军事文档出版方面的专家。我们正在寻找一个有创造力但善于分析的问题解决者。他们必须简单有效地沟通复杂的设计、制造和设备操作工作流。
职责:
- 采访中小企业，收集生产和运营知识
- 在项目团队中发挥作用。提供技术手册和课件开发支持服务
- 创建文档和技术插图。使用CAD、Adobe Illustrator、Arbor Text Pro、XML编辑器和基于web的开发应用程序
- 与中小企业、团队成员和客户代表沟通。确定修订要求和出版批准
资格:
- 软件熟练程度
- 熟悉军事文件标准(MIL-STD-40051和MIL_HDBK-1222C)
- 熟悉TRADOC 350-70条例的培训发展
- 本科或同等学历，5年以上技术写作经验
- 美国公民身份，能够通过背景调查
位置/薪酬/福利:该职位位于我们在密歇根州斯特林高地的办公室。我们提供优厚的假期和健康福利。我们还提供退休配套计划、人寿保险和带薪假期。与经验相称的薪水。
如何使用职位描述模板
这样一份完整的职位描述模板是为外部职位量身定制的。如果你的职位是内部的，你可以写更具体的主管信息。你也可以插入更具体的工资或等级信息。
应将一份副本插入该职位聘用员工的人事档案中，以供将来评估之用。这是在稍后在团队中出现责任分配问题的情况下。
把你的角色和职责知识运用到实践中
记住,角色不是一个标签。相反，它描述了某人在组织或项目中所做的工作。它定义了他们与其他员工或客户的关系。
一个责任在工作或项目角色中的人是特定的任务吗负责任的对。这是他们每天所做的事情。
明确定义角色和职责的组织可以简化他们的招聘过程。它可以赋予他们的人民权力做得更好更加专注于工作．它还有助于通过减少混乱和冗余来提高运营效率。
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