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有时候,不管你有多忙,好像你还没有完成任何事情。这是令人沮丧的。它是累人的。它有助于不知所措的感觉倦怠。
忙碌的生活是有益的,当你以正确的方式方法。你的对自己的责任你的雇主,和你的家人让你主动和刺激。但是你可能需要太多,让你的感觉压力和劳累。你需要控制你的义务和学习如何管理你盘里的所有食物。
一个简单的时间管理技巧,就像一个优先级矩阵,可以控制你的工作日。这个有用的工具类日常职责和project-critical任务重要性和紧迫性的基础上,建立一个行动计划,重视高价值、高影响力的工作。
了解如何使一个优先级矩阵可以大大提高您的工作流和让你完成。
一个优先级矩阵是什么?
矩阵是一个优先考虑项目管理工具,比较任务(是多么重要)重要性紧迫性(你需要多快完成它)和帮助你组织一个相应的待办事项清单。有多种格式可供选择,取决于你个人的任务与多个团队成员或一个复杂的项目。
研究人员知道,人类倾向于对时间敏感的任务物品,不紧急但更重要-也被称为纯粹的紧迫性的效果。划掉东西的感觉很好你的待办事项列表更快,但你可能不小心留下重要的任务。
根据优先级矩阵排序的任务可以帮助你评估你的工作的价值和组织优先事项,绕过纯粹的紧迫性的效果。你会变得更加清楚你的选择和自然的后果直接你的注意力它有最大影响的地方。
有几种不同类型的优先级矩阵,但他们的目标都是一样的:识别哪些任务需要立即关注,你可以推迟,直到你有了更多的带宽,和哪些项目可以忽略。
6类型的优先级矩阵
优先级矩阵可以是简单或复杂的需要。设置您的系统时,选择一个格式你比较基于任务的复杂性,更复杂,更您将使用标准的评估。
1。艾森豪威尔优先级矩阵
由艾森豪威尔总统和推广的作者史蒂芬·柯维在他领导的书高效能人士的7个习惯》,艾森豪威尔的优先级矩阵是最简单的一个优先级工具。
使用2 x2网格,你会为四个象限中的一个单独的项目根据重要性和紧迫性。然后把每个任务或项目到一个象限,决定哪个计划首先解决。这些象限是什么样子:
象限1:紧急和重要的
这是件高重要性和紧迫性。他们通常有明确的截止日期和严重的后果,如果你不完成他们。这类任务可以包括:
完成你的部分项目的时间传球给队友
通过电子邮件发送召回通知给客户
创建一个议程为即将到来的会议
象限2:不紧急,但很重要
完成这些任务最高回报,通常因为他们靠近你达到一个目标。但是他们可能没有一个最后期限,使它们容易拖延。一个矩阵可以确定这些任务之前你忘记他们。因为他们有最大的回报,这就是你想花你的时间。这些可能包括:
象限3:不重要,但是紧迫
这些任务紧迫,但他们通常较低的优先级列表。也许他们一小块拼图,没有在你的待办事项列表和其他事情一样的影响。通常情况下,这些任务不需要特定的技能,所以委托他们别人在你的团队。否则,他们可能成为分心。在这个类别中,您可能会发现:
组织文件
编辑会议笔记
应对日常电子邮件
创建一个个人的SWOT分析
象限4:不紧急或重要
这些项目可能不值得在你的待办事项列表放在第一位。也许她们在以后会更有用,他们会再次作为一个紧迫的任务。但是一般来说,你和你周围的人最好把时间花在其他地方。不重要的任务可能包括:
针对事,。也好不重要电子邮件
提前计划太远
艾森豪威尔矩阵的简单格式允许您快速等级物品。但是只有两个变量和四类,它缺乏必要的细微差别来区分类似的竞争重点。
2。行动优先级矩阵
行动的优先级矩阵使用相同的格式作为艾森豪威尔的但有不同的标准。重要性和紧迫性,分类任务根据影响和努力:
- 象限1:高影响+低努力=快速取胜
- 象限2:高影响+努力=主要项目
- 象限3:低影响+低努力=填写
- 象限4:低影响+高努力=不讨好的任务
第三和第四季度任务花时间远离快速赢得和重大项目,委托或删除从你的时间表。这可以帮助您创建一个更有效率行动计划。
3所示。成对比较
使用配对比较法可以让你或你的团队快速排名重要的任务的列表。使用一个“A与B”模式,你会比较每个选项与直接投票反对另一个,建立优先级的任务更重要。使用这个模型时优先考虑类似的任务。
4所示。评分模型
得分模型可以帮助你决定哪些任务最重量和投资回报。首先,你必须选择财务或战略属性:
成本
影响
时间
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然后列出你需要权衡的任务并分配每个每个特性的数值。把数字加起来决定一个项目的综合得分。最重要的任务将得分最高,其余为优先排名基于他们的总数。
5。看板
看板是一种视觉形式的敏捷方法这通常出现在软件开发中,但你可以用它为不同类型的项目。映射一个项目的所有方面的进化成一个图形格式-也称为看板提供透明度资源,期望和时华体会手机登入间为每一个任务。
看板方法和优先级矩阵携手合作,确保那些技能和带宽完成高优先级任务接收这些作业。它给你机会识别和进度低优先级的工作资源可用。华体会手机登入你会评估实时变化,他们更容易融入您的工作流。
6。六西格玛
六西格玛是一个框架组织的持续改进确保的决策过程坚持逻辑、最佳实践和群体共识。这种方法包括相当多的不同系统优先级,这取决于您的业务需求。
的一个最突出的六西格玛系统定义、测量、分析、改进、控制(DMAIC),你会:
- 定义问题或任务
- 测量性能
- 分析发现弱点
- 改进过程
- 控制未来的表现
这持续的关注给你机会持续改善,换换你的待办事项列表。
如何让一个优先级矩阵
将一个优先级矩阵集成到你的项目计划,无论是团队或自己,相对简单。提前计划,只要你可以关注组织任务。这样,没有什么会成为漏网之鱼。
1。建立目标
决定你想要什么你的优先矩阵来实现。你要调整你的吗每日任务清单,或者组织一个项目?这些任务简单,还是难以衡量相互?理解你希望达成将决定使用哪个优先级矩阵模板。
2。你的选项列表
在你自己或你的团队工作,列出潜在的任务或项目。你可能已经知道哪个更高和更低的优先级,所以写下你的列表功能。
3所示。确定的标准
决定你想要确定优先级。最好的标准之一是一个简单的输入和输出比较,测量工作任务需要多少对其结果。但是对于更复杂的问题,你应该权衡考虑,如时间,资源,完成项目的价值和成本。华体会手机登入
4所示。计算位置
考虑你的体重标准,每一项得分或选项,并将其适当的部分的模板使用。如果这是艾森豪威尔或动作优先矩阵,这将是一个象限,如果这是成对比较和评分模型,这可能是一个图表或一个简单的列表。
5。分析结果
回顾你的结果,以确定哪些项目应该优先完成。这可能是在一个计息,每周,甚至计费依据。它可能帮助先开始更为紧迫和重要的任务。然后,您可以创建一个相应的安排和组织你的待办事项列表。
优先级矩阵的优点和缺点
虽然一个优先级矩阵是一个强大的任务管理工具,它不会解决你所有的问题。了解如何帮助当它不能使你明智地使用它们。
优先级矩阵的优势包括:
速度:这个矩阵可以迅速组织多个任务比较重要的。
灵活性:它允许基于更新的标准或权重调整选项,可视化优先级如何转变。
可定制的:你的模板可以是简单或复杂的需要,将无限的选项和标准进行比较。
容易理解的:优先级矩阵直观,清晰地确定一个项目的重要性基于其位置或最终得分。
透明度:一个矩阵简化团队协作努力通过可视化地解释任务代表团。
潜在的弱点可能是:
创造者的偏见:如果你不中立的任务最重要的是,你可能会发现自己自我筛选的基础上内隐偏见而不是设置标准。
优先级的冲突:即使有周密的计划,两个非常不同的项目或任务可能得分一样。如果发生这种情况,您需要创建一个矩阵或利弊列表使用其他措施来打破领带。
严格的:一个优先级矩阵可能会限制团队合作和协作。如果你有一个小组一起工作得很好,花时间在优先级可能是一种浪费。
优先考虑你的任务的重要性
实现优先级矩阵可以转移你的注意力集中在高价值的任务,让你成为一个更有效和高效能的人,在工作和在家里。它可以帮助你开发的自我保健计划你的团队的下一个大项目,同时给你更多的时间说“是”的事情。
