把外部信息功能为你当你离开工作

每个人都需要时间离开办公室。是否为专业发展从疾病中恢复过来,或享受一个应得的假期,有时你不会让它。

虽然并不总是有这样的感觉,商业洛克没有你。这是你的责任,以确保业务顺利进行,甚至当你不存在。

一个外部信息是什么?

一个已坏消息是一个自动回复,通常通过电子邮件,你收到任何信件消磨。除了好电子邮件礼仪,一个简单的已坏消息有两个目的:它管理预期和阻止你变得不知所措当你回来。

电子邮件是商务沟通的主要方式为62%的客户和31%的同事。因为很多人使用这种通信方法和知道别人做,他们期望一个及时的响应。你的也已坏的电子邮件:

• 沟通渠道打开当你远离我
• 承认一个联系的需要
• 让人们知道你为什么离开,多长时间,你不在联系

和这么多人混合工作现在,可能不是每个人都知道你了。你的自动回复让异步的同事工作循环和识别支持和资源来维持他们的时间表。华体会手机登入

已坏的邮件也阻止你变得不知所措,当你回到办公室。大多数人害怕请假因为害怕回到堆积如山的工作,但一个已坏消息重定向一般询问同事和阻止你的收件箱。

当你回来时,你应该找到的唯一问题将低优先级或事情只有你能解决,使优先级管理得多。

当你需要一个已坏消息吗?

一般来说,你应该随时实现一个自动回复你无法回复邮件在较长一段时间。

如果你定期处理紧急事项需要短的周转时间,您可以使用一个临时通知已坏在你的工作场所交流平台(如松弛或团队)通知同事和客户当你离开你的办公桌。

场合呼吁一个已坏消息包括以下:

• 假期离开

• 会议或研讨会

• 育婴假

• 公司活动

• 医生的预约,每天占用一半或更多

• 精神健康日

• 病假

• 商务旅行

• 事假

• 休假

你应该包括哪些内容呢?

考虑一个已坏一个公务信件和回复把它写成专业和其他工作邮件。电子邮件的最佳长度在50 - 125个单词,所以保持简短和亲切。

你已坏消息应该包括以下:

• 一个精确的、引人注意的标题

• 一个友好的,一般的问候启动电子邮件

• 结束日期为你离开(你可以添加你的预期回报如果你在预约时间)

• 你缺席的原因,如果你觉得共享

• 为同事提供协助联系信息,包括名称、电子邮件地址和电话号码,如果必要的。如果多个同事提供覆盖你的缺席,解释如何以及何时联系每一个人

• 你的签字和签名关闭电子邮件

一些电子邮件平台允许你段自动回复取决于写作的人是一个内部的同事或外部联系。考虑增加你的信息的细节取决于你的听众,如果你的邮件提供商允许它。

如何避免写作时一个外部消息

记住,一个已坏消息的目标是确保你的团队的顺利操作,部门或公司。要做到这一点,您需要避免以下实践。

提供太多的细节

你应该直接和已坏点。避免增加不必要的或个人信息——你不想失去最重要的信息,像同事联系方式,其他内容。

如果你下班因为个人原因,觉得你不需要说你为什么一去不复返了。你的信息的最重要的部分是你出去的日期在你不在联系。

用你的同事联系没有他们的同意

之前问你的同事的名字添加到您的自动回复消息,以确保他们有足够的资源来承担额外的工作当你离开所以没有人感到措手不及或沮丧。华体会手机登入

不切实际的期望

不提供严格的时间如果你不能交付。你需要空间来赶上当你回到办公室,所以避免说你马上回答你的电子邮件或通过一个确切的日期。

并避免施加过度的压力在你的联系人。不要告诉客户你的备份是可以直接帮助。相反,提供现实的时间所以你的同事可以更好地组织他们的时间表限制令人失望的人。

使用杂牌的消息传递

它可以容易注入一个小幽默到您的已坏,尤其是如果你去度假。这是好的,但是保持它的专业。

你永远不知道谁可能接触,如一个潜在客户。你的信息可能会留下负面印象如果他们不分享你的幽默感。

11 out - of - office消息示例

这里有11个已坏例子为几乎每一个情况。复制粘贴到外部自动回复功能,或使用它们作为消息模板定制您自己的电子邮件。

1。简单的外部消息

短。专业。点。这个例子是所有你需要沟通。

主题:离开办公室,4月30日th-may 18

你好,

谢谢你的电子邮件。我离开办公室直到5月18日和有限的电子邮件访问。在紧急情况下,请联系(你的同事的名字)通过电子邮件(邮件)或通过电话(手机号码)。

我期待着当我回来说话。

真诚地,

(你的名字)

(你的角色)

2。假期

你的经理已经批准了你的假期休假请求——完美。现在,你需要制定一个适当的已坏。确保你的语气回应匹配它的目标受众。

主题:海滩度假——已坏开始日期:7月2日

蓬迦南的问候!

我正在享受阳光、沙滩和冲浪的加勒比海。不幸的是,这三个事情没有和电子产品很好的融合,让我得不到我的手机。如果您需要立即支持,联系(你的同事)在他们的电子邮件。

我会回来在办公室在7月25日,期待着与你说话。

祝你有美好的一天,

(你的名字)

(你的角色)

3所示。非正式的

仅仅因为你是一个专业并不意味着你不能有一个有趣的已坏消息的朋友在工作。一个轻松的自动回复很好如果它与你的办公室文化紧密联系在一起的。

主题:冠军篮球天——已坏

下午好,

这是中学三月疯狂!

我不在办公室剩下的天,鼓励我的控球后卫非凡的他们参加冠军赛。即使我扔掉我的啦啦队运动试图超越,我会回电话和电子邮件当我周一上午返回。

在那之前,请联系(你的同事的名字)在任何紧急事项(电子邮件)。

享受周末。野猫!

(你的名字)

(你的角色)

4所示。父权/产假外部消息功能

因为你会离开一段时间,你的父权或产假已坏消息需要说清楚,你不可以通过电话或电子邮件,并提供替代资源的援助。

主题:婴儿Aesha已经到来,9月23日离开办公室rd-february 28日

问候!

谢谢你的接触。我离开办公室父亲假；陪产假2月28日,返回。在这段时间里,我将全职家长模式没有访问公司电子邮件。

我的同事可以帮助你直到我回来。

请联系(你的同事的名字)协调任何网站更新他们的电子邮件。在我缺席的情况下,你的同事的名字,他们的电子邮件,是所有社交媒体账户接管。

谢谢你的理解。我期待着与你说话,当我返回。

问候,

(你的名字)

(你的角色)

5。短期内

不得不跑出去赴约是很常见的。让你的同事和客户知道你,但会尽快重新连接。

主题:离开办公室,直到下午2点——牙医的约会

下午好,

我远离我的桌子从牙医预约今天下午12点没有访问我的电子设备。不要犹豫联系(你的同事的名字)(电子邮件)的帮助如果你的信息是紧迫的。否则,我们可以连接,当我返回。

享受这一天,

(你的名字)

(你的角色)

6。休假

如果你足够幸运的公司提供工作公休假,你可以让你的联系人知道你会离开一段时间,你计划如何花你的时间。

主题:赚我的MBA -公休假,直到5月8日已坏

你好!

我很高兴让你知道我正在休假专注于完成最后三学分我的MBA。我预计5月8日回到办公室。你同事的名字是接管我的工作,直到我回来。你可以找到她(手机号码)或(电子邮件)。

我期待着说我的回报。

真诚地,

(你的名字)

(你的角色)

7所示。病假

如果你要打电话请病假或将由于医疗程序,你可以将这些信息添加到你的信息,但是没有必要详细关于你的情况。

主题:病假——直到6月5日已坏

美好的一天,

我很欣赏你的信息。不幸的是,我不在直到6月5日休病假。虽然我会检查消息返回日期越来越近,请考虑联系(你的同事的名字)寻求帮助与您的招聘需求(邮件)或通过电话(手机号码)。

谢谢你的考虑,我期待着重新在我的回报。

(你的名字)

(你的角色)

8。假期

周围的政策休息时间放假期间公司之间的不同。这可能是一个好主意来创建一个自动回复邮件让同事和客户知道你的可用性在之前和之后的庆祝活动。

主题:节日的问候——办公室关闭,12月23日rd-28th

节日快乐!

我们的办公室将关闭在圣诞节庆祝活动于12月23日中午,重启正常营业时间28日。我可以通过电话在紧急情况下你的电话号码。否则,我会再跟你说话,当我返回。

享受,

(你的名字)

(你的角色)

9。会议

如果你的专业会议或研讨会,你可以邀请你的网络加入你使用你的已坏的电子邮件。

主题:已坏,直到5月10日参加核心矿业会议2023年加入我在芝加哥!

你好,

对不起,我错过了你的信息。我现在在芝加哥参加核心矿业会议直到5月10日。我会偶尔查收邮件,但如果你需要紧急援助,你可以找我的助理,你的同事的名字,在他们的电子邮件,或(手机号码)。

如果你在会议上,想见面,你可以找到我在展位315或电话(你的电话号码)。我想连接。

真诚地,

(你的名字)

(你的角色)

10。铅一代

把已坏应对工作,促使接受者注册你公司的通讯,网络研讨会,或其他商业产品。

主题:离开办公室-返回日期:3月14日

你好,对不起,我错过了你,

我离开办公室参加行业研讨会有限的电子邮件连接,直到3月14日。如果你需要紧急援助,联系(你的同事的名字)(手机号码)或通过电子邮件(邮件)。

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最好的祝愿,

(你的名字)

(你的角色)

11。社交媒体

社会媒体是一个强大的工具来保持联系人更新贵公司的活动,即使你不能亲自和他们说话。促销频道链接添加到构建一个自动电子邮件通知投资,参与的观众。

主题:已坏到8月12日,但是你见过我们的最新Instagram发布吗?

嘿,对不起我错过了你。

我离开办公室个人原因到8月12日。请直接咨询(你的同事的名字)在(自己的电子邮件地址),直到我回来。

与此同时,为什么不看看我们Instagram的故事和文章的更新我们的车间和看到幕后进展我们的正在进行的项目?

照顾,

(你的名字)

(你的角色)

保持沟通渠道畅通

良好的沟通是至关重要的。您的已坏消息表明尊重每个人都影响你的缺席和渴望是有帮助的,即使你离开你的办公桌。

发出了一个强有力的信息,不管你如何提供它。