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人类发每天3320亿封电子邮件．
对于我们中的许多人来说，发送电子邮件太普通了，以至于我们可能忘记了写一封好的电子邮件对我们的职业目标有多重要。
我们可以一直努力提高我们的技能，以及学习如何写一封专业的电子邮件，以便更有效地沟通建立更强的联系工作就是其中之一。
如果你问过自己:我应该如何简洁地表达我的意图，你并不孤单。怎样的语气才能既专业又不沉闷呢?我该说"你好"还是"亲爱的"?
在本指南中，我们将回顾电子邮件的解剖结构，并为你提供有效而专业地撰写电子邮件的技巧。我们还将解释在哪些情况下，使用所有适当的电子邮件礼仪撰写正式电子邮件对你的职业生涯至关重要，并提供一些例子告诉你从哪里开始。
为什么知道如何写一封专业的电子邮件很重要?
我们的世界越来越数字化，我们的工作生活也不例外。
我们大部分的交流都发生在网上。在美国，近74%的千禧一代和Z世代更喜欢数字渠道而不是面对面交流沟通。
数字通信违背了我们的人性。人类在很大程度上依赖于语言和非语言沟通线索，如肢体语言、眼神交流和语气来判断一个人的意思。
电子邮件和其他数字通信方式无法让我们捕捉到这些自然的交流线索。知道如何制作信息是非常重要的，这些信息清楚而准确地表达了我们想要传达的信息。
这对我们的职业生涯尤其重要。知道如何写一封有效的电子邮件可以在以下方面帮助你:
- 声誉．表现出可靠和高效可以成就或毁掉你在同事、经理、潜在客户或雇主眼中的职业声誉。
- 清晰．为需要你意见的人提供有意义的信息可以建立和加强职业关系。
- 效率．使用清晰的语言可以简化流程，避免产生反效果的混乱。
- 进步．有礼貌的交流可以帮助你找到工作、加薪、休假或延长工作时间。
如何写一封专业的电子邮件
从精心设计引人注目的主题，到决定正确的结尾，以及介于两者之间的一切，电子邮件的所有部分都有一个目的。
以下是关于如何撰写专业电子邮件的8个技巧。
1.正确的问候语
邮件中的问候语很重要。我们总是想要良好的第一印象，选择正确的问候语是展现你最好一面的方式。
以适当的问候语开始电子邮件，这取决于你与收件人的关系。主要的称呼是不太正式的“Hi”和“Hello”或更正式的“Dear”:
- 如果你直接给同事或与你有熟悉的工作关系的人写信，你可以从以下开始，以“Hello”或“Hi”开始。
- 如果你写信给一个你从未见过的人，或者与你没有正式的专业关系，比如招聘经理，或者一个新的或潜在的客户，以“亲爱的”开头。
“亲爱的先生”，“亲爱的女士”，“亲爱的先生”或“亲爱的夫人”对某些收件人来说可能过于正式，读起来过时，甚至无意中弄错了性别，让人心烦意乱。如果你不知道别人喜欢怎样称呼你，最好保持中性。
你还应该反复检查，确保你把收信人的名字拼对了。如果这是他们第一次写信，联系方式上没有他们的全名，请咨询他们LinkedIn的资料或者另一个社交媒体应用。
如果他们有Gmail账号，在收件人栏中输入他们的电子邮件，点击标签按钮，停留在电子邮件地址上，然后点击他们的头像，检查他们的全名。
如果你在写一份要发送给电子邮件列表的商业通信，在正式的问候中以“致相关人员”开头，在与你有普通关系的一组收件人中以“大家好”开头。
2.理解你的意图
电子邮件是干什么用的?在你开始写邮件之前，想想你希望通过这封邮件达到什么目的。理解你的动机会引导你的信息的语气。一封全公司范围内的电子邮件需要写得比回复邮件链中的同事更正式。不管你想要完成什么，你都需要适当地写作。
3.解释你的意图
一旦你想明白了你的意图，让收信人知道你为什么写信给他们。写专业邮件的原因包括:
- 向经理寻求帮助
- 找同事帮忙
- 回复先前的询问
- 跟进某事
- 明确某个问题
- 说谢谢
不管你在写什么，确保邮件的意图从一开始就很明确。下面是一些你可以在邮件开头使用的语句:
- 我想发一封关于我们昨天会面的后续邮件。
- 我写信是想让你知道周四的团队会议。
- 我想知道你是否有时间复习一下我的报告。
- 我想和你谈谈我即将休假的时间。
4.言归正传
专业交流的最佳电子邮件格式是快速简洁的信息。避免文字墙。保持简短让收件人知道你尊重他们的时间。
在邮件正文中用3-5句话，不超过3个简短段落清楚地陈述你想要的东西。
- 昨天和你的会面很愉快。我真的很喜欢你关于新的宣传材料的想法。我想继续对话并问:制作视频或写博客会更好吗?请让我知道你的想法。
- 我看了你的初稿，语言有点不正式。我做了一些修改，但你能参考一下风格指南，修改一下语言吗?如果你需要帮助，请告诉我。
如果你想谈论一些需要更长的讨论的事情，电子邮件不是你最好的沟通方式。发一封电子邮件，简要解释一下你想讨论什么，并安排一次会议。
- 我觉得我被新账号的社交媒体内容卡住了。你这周有时间上极速讨论一下策略吗?
- 我认为这个新项目的范围有些混乱。我们定个时间一起检查一下吧。你明天有空吗?
5.致以最诚挚的问候
保持内容简短并不是向收件人表明你尊重他们时间的唯一方法。你也可以用适当的邮件结尾让他们知道。
一些例子包括:
- 我期待你的回复。
- 你对报告的反馈非常有帮助。
- 我一直很喜欢和你一起工作，期待着我们的下一个项目。
一定要记得说谢谢:
- 谢谢你的宝贵时间。
- 谢谢你的阅读。
- 我一直很感激你的意见。
- 非常感谢您昨天抽出时间来见我。
6.正确签名
在电子邮件中结束有很多选择，但最好不要尝试重新发明轮子。坚持一个安全的选择，比如:
- 真诚地,
- 再次感谢,
- 最好的
- 热烈,
7.写一个合适的电子邮件签名
电子邮件签名是一个有用的空间，可以提供关于你自己的额外信息。一个适合工作的电子邮件签名可能包括以下关于你的信息:
- 全名
- 职位及公司名称
- 附加的联系信息，如电话号码
- 相关社交媒体平台的链接
8.校对
你已经花了这么多时间来写一封尽可能专业的电子邮件了，所以不要在没有仔细看一遍的情况下就急于发送。
校对你的信息，以确保你的意图是明确和直接的，你听起来不苛刻或自以为是。
检查是否有任何拼写错误或语法错误。如果你没有文字编辑技能来仔细检查你的信息，下载一个语法应用程序来获得额外的帮助。
如果你将个人和商业邮件发送到同一个收件箱，请仔细检查是否使用了相应的电子邮件帐户。
在每个工作场合都要掌握正确的电子邮件礼仪
假设你刚刚找到了梦寐以求的工作(恭喜你)，想向新团队介绍自己——但你还需要给现任老板写一封辞职信。别担心。我们有电子邮件模板。
具体的工作情况需要具体的通信类型。所有其他规则仍然适用;无论你要求的是求职信还是辞职信，都要保持简短、简洁、有礼貌。
下面是一些例子:
面试后的跟进．称呼收件人的名字，表达感激之情在面试的时间里，强调你对这份工作的兴趣，并询问下一步计划。
亲爱的[面试官的名字]:
我希望一切都好!再次感谢您给我以[公司名称]面试[职位]的机会。很高兴认识你和你的团队。
我想问问关于我在【日期】面试时的【职位名称】是否有任何更新。有这个机会我真的很兴奋。如果你需要更多的信息，请告诉我。
再次感谢您的时间和考虑。希望很快能收到你的回信!
最好的问候,
(你的名字)
请假．当你要求休假时，尤其是因为医疗原因，有必要留下书面记录。下面是一个你可以使用的模板:
您好[主管姓名]，
由于[原因]，我写信是想请假去[约会]。
我检查了一下，在(要求的日期)期间没有任何紧急项目或截止日期。我可以在这段时间休假吗?如果你有任何问题，请告诉我。
最好的
[插入你的名字]
你可以在我们的其他指南中查看其他专业的电子邮件示例，其中包括以下工作情况的示例、技巧和建议的电子邮件格式:
点击发送时间
学习如何写一封专业的电子邮件是你可以学习的最重要的技能之一。和其他技能一样，它只需要一点练习。从长远来看，花时间培养良好的书面沟通技巧是值得的，它会帮助你节省时间，避免误解，并建立更好的职业关系。
仔细思考你的信息，保持简洁明了，并校对两次。然后你就可以点击发送按钮了。
