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人类发3320亿电子邮件每一天。
对我们许多人来说,发送电子邮件太常见了,我们可能会忘记写好的邮件是很重要的我们的职业目标。
我们可以努力提高我们的技能,学习如何编写一个专业的电子邮件更有效地交流建立更强的联系在工作中就是其中之一。
你并不孤单,如果你问自己:我该如何表达我的意图简洁?正确的基调是专业但不闷吗?我应该开始“你好”或“亲爱的”?
在本指南中,我们将检查电子邮件的解剖学和为您提供提示写一个有效的和专业的。我们也会解释的情况写一个正式的电子邮件与所有适当的电子邮件礼仪是至关重要的你的职业和提供一些示例向您展示了从哪里开始。
为什么它是重要的知道如何写一个专业的电子邮件吗?
我们的世界越来越数字化,我们的工作-没有不同。
我们大多数的网上通信发生。在美国,近74%的千禧一代和Z一代更喜欢面对面的数字频道沟通。
数字通信与我们的人性背道而驰。人类依赖于语言和非语言交流线索等肢体语言,眼神交流,和语气来衡量一个人的意义。
电子邮件和其他数字通信不允许我们选择这些自然沟通线索。要知道如何写消息显示我们想沟通清晰和准确。
这是我们职业生涯尤其重要。了解如何编写一个有效的电子邮件可以帮助您在以下方面:
- 声誉。证明可靠性和效率可以使或打破你的职业声誉在同事的眼中,经理和潜在的客户或雇主。
- 清晰。为人们提供有意义的信息,需要你的意见创建和加强专业关系。
- 效率。用清晰的语言简化流程和避免适得其反的困惑。
- 进步。尊重的沟通可以帮助土地工作,提高,你想要假期,或工作扩展。
如何写一个专业的电子邮件
从制作一个引人注意的标题决定适当的批准和介于两者之间的,各地为目的的电子邮件。
这里有八个建议关于如何写一个专业的电子邮件。
1。正确的问候
问候在一封电子邮件中是很重要的。我们总是想要良好的第一印象,选择正确的称呼是全力以赴。
开始与一个适当的问候的电子邮件,这将会改变取决于你与接受者的关系。主礼是不那么正式的“嗨”和“你好”或更正式的“亲爱的”:
- 如果你直接写一个同事或你有一个熟悉的专业关系的人,你可以从下面开始,开始用“你好”或“嗨”。
- 如果你写一个你从未见过或有一个正式的专业关系,像一个招聘经理,或一个新的或潜在客户,开始“亲爱的”。
“亲爱的先生,”“亲爱的夫人,”“亲爱的先生”或“亲爱的夫人”可能对一些人过于正式,解读为过时的,甚至有人无意中misgender,心烦意乱。如果你不知道怎么有人喜欢得到解决,最好保持中性。
你也应该总是仔细检查,以确保你正确地拼写收件人的名字。如果这是他们的第一次写作和全名不包括在他们的联系信息,请咨询他们LinkedIn的资料或另一个社交媒体应用程序。
如果他们有一个Gmail帐户,检查他们的全名在收件人输入他们的电子邮件箱,打标签按钮,悬停在电子邮件地址,点击个人资料照片。
如果你写商业通信发送一个邮件列表,开始正式的问候“敬启者”或“大家好”,一群人你有一个休闲的关系。
2。理解你的意图
电子邮件是什么?在你开始写作之前,想想你到底希望完成与你的电子邮件。了解你的动机将引导消息的基调。全公司范围内的电子邮件需要编写更正式回应一个同事在一封电子邮件链。不管你想要完成什么,你需要适当地写。
3所示。解释你的意图
一旦你找到了你的意图,让对方知道你为什么写信给他们。原因写专业邮件包括:
- 从经理寻求帮助
- 从一个同事一个忙
- 回复早前调查
- 跟踪的东西
- 提供清楚一个问题
- 说谢谢你
不管你写什么,确保电子邮件的意图从一开始就很清楚。这里有一些语句的例子可以包括在您的电子邮件:
- 我想昨天发送后续电子邮件关于我们的会议。
- 我写信是想让你知道关于周四小组会议。
- 我想知道你是否有时间来审查我的演讲。
- 我想讨论我的即将到来的假期。
4所示。言归正传
专业的沟通是最好的电子邮件格式写一个快速而简洁的消息。避免墙壁的文本。让事情让收件人知道你尊重他们的时间短。
明确你想要什么在你的电子邮件与3 - 5不超过三个简短的句子和段落。
- 这是伟大的昨天会见你。我真的很喜欢你的想法为新促销材料。我想跟进谈话,问:会不会更好的创建一个视频或者写一篇博客文章?请让我知道你的想法。
- 我阅读你的初稿,有点非正式的语言。我把一些编辑,但你能请参考风格指导和解决语言?如果你需要任何帮助,请让我知道。
如果你想谈论一些更需要一个长期讨论的一个电子邮件不是你最好的交流方式。发送一个电子邮件简要解释你想讨论和建立一个会议。
- 我感觉困在社交媒体内容为新账户。你有一些时间本周跳上放大并讨论策略?
- 我认为有一些困惑关于新项目的范围。让我们一起安排登记审查这个。你明天可以说话吗?
5。送你最好的祝福
简洁并不是唯一的方式展示你的电子邮件的收件人,你尊重他们的时间。你也可以让他们知道正确的电子邮件关闭。
一些例子包括:
- 我期待听到从你。
- 你的反馈表示真的很有帮助。
- 我总是喜欢和你一起工作,期待我们的下一个项目。
总是一定要谢谢你说:
- 谢谢你的时间。
- 感谢您的阅读。
- 我总是感激你的输入。
- 我很感谢你昨天花时间来会见我。
6。签字正确
有很多选项可用于签名在电子邮件,但最好不要尝试重新发明轮子。坚持一个安全的选择:
- 真诚地,
- 再次感谢,
- 最好的,
- 热烈,
7所示。写一个适当的电子邮件签名
电子邮件签名是一个有用的空间给自己的额外信息。work-appropriate邮件签名可能包括以下信息:
- 全名
- 职位和公司名称
- 其他联系信息,比如一个电话号码
- 链接到相关的社交媒体平台
8。校对
你花了这么长时间写最专业的电子邮件——所以不要急于点击发送没有看它。
校对你的信息,以确保你的目的是清晰和简单,这听起来你不要求或专横的。
检查没有任何拼写错误或语法错误。如果你没有出版者的技能去一字不漏地仔细阅读你的信息,下载一个语法应用额外的帮助。
如果你转发你的个人和商业电子邮件到一个收件箱,仔细检查你发送从适当的电子邮件帐户。
获得电子邮件礼仪对每个工作情况
假设你刚刚登陆那份工作你总是梦到(恭喜)和想把自己介绍给新团队,但您还需要写你现在的老板辞职信。别担心。我们有电子邮件模板。
具体工作情况需要特定类型的信件。所有其他的规则仍然适用;你是否要求求职信发送在你辞职,保持简短,简洁,和尊重。
下面是一些例子:
面试后随访。地址收件人的名字,表达感激之情他们的时间,强调自己对工作的兴趣和询问接下来的步骤。
亲爱的面试官的名字,
我希望一切都好!再次感谢有机会面试(公司名称)(职位)。很高兴认识你和你的团队。
我跟进是否有任何更新关于(职称)从我的采访[日期]。我很兴奋的机会。如果你需要任何更多的信息,请让我知道。
再次感谢您的时间和考虑。我希望很快听到你的!
最好的问候,
(你的名字)
请求时间。当请求休假,尤其是医疗原因,必须有书面记录。这是一个模板,您可以使用:
你好(主管的名字),
我写这封信是为了请求时间(日期),因为(原因)。
我检查和t不有任何紧急项目或最后期限日期要求。我可以把我的假期在这日期吗?如果你有任何问题,请让我知道。
最好的,
(插入你的名字)
你可以查看其他专业电子邮件与我们的其他例子指南,包括样本、技巧,并建议邮件格式如下工作情况:
点击发送的时间
学习如何写一个专业的电子邮件是你可以学到最重要的一个技能。,和其他的技能一样,它只是需要一点练习。花时间建立better-written沟通技巧将是值得长期和将帮助您节省时间,避免误解,构建更好的专业关系。
想通过你的消息,保持简短和亲切,校对了两次。然后你就可以点击发送按钮。
