如何优先任务:技巧掌握你的工作流程吗

这是一个工作日下午像任何其他。你坐在你的桌子上有一杯咖啡,看电脑,你面对着一个决定。你管理一个新的项目和你的收件箱充满了员工的问题。你知道一个同事是在他们自己的项目管理任务敲门。你需要开发一种创新的新进展跟踪方法向你的老板。你是做什么工作的?

一个典型的一天包括许多任务,喜欢与团队成员检查,回复邮件,解决个人义务。

如果你不优先考虑这些任务在一个有组织的和消息灵通的方式,你没有帆的船。你会穿过你的天与小方向和目的,成为很容易不知所措和失控。

优先任务是什么意思?

任务优先级涉及每个任务的股票,通常每日和每周,和组织他们的重要性水平。你也可以按每一项紧急级别进行分类。

请注意,紧急不一样重要。回答客户的电子邮件可能会迫切,因为他们需要一个及时的响应,但也许不是一样重要在管道由end-of-quarter完成所有可交付的产品。

一旦你知道多么重要和紧迫的任务,您可以确定你需要什么资源,时间和同事的帮助,来概述何时以及如何完成每个项目。华体会手机登入

这是一个伟大的方式来组织任务的重要性和紧迫性:

• 做紧迫和重要的任务就像一个客户报告明天到期
• 时间表重要的和非紧急物品如一个项目时间表将在两个星期
• 委托紧急但不重要的项目工作流程,如预订会议室
• 消除非紧急而不重要的任务地址更紧迫的项目,如当天晚些时候必须准备一份演讲稿

为什么它是重要的优先工作任务?

有时任务的数量你可以压倒你,让你觉得你不知道从哪里开始。你可能会失去了动力因为你似乎不能完成任何你想取得进展在几个项目。

如果你没有优先你的任务,你可能会浪费时间在错误的事情,如低优先级的项目,而不是高风险和紧迫的任务。这会影响你的效率和工作产出,增加你的机会获得你的经理的关注——这可能导致升职或加薪。

你也可能会错过最后期限和失望你的团队成员,如果你慢下来的项目,因为你不工作在正确的时间正确的物品。所以值得学习如何优化任务来掌握你的工作负载。

5工具优先任务

人类不是自然的时间管理者。虽然一些自然更倾向于组织他们的时间,大多数人必须学会如何更好的优先任务实现他们的目标。这是令人欣慰的,因为它意味着你可以学习它,太。

这里有五个任务优先级的方法。

1。任务计划

开始简单的列出你的任务和时间管理计划的期限,如数字日历,生产力应用程序,或手写的议程。您可以创建单独的个人和职业任务列表或房子一切都在同一个空间获得的全局视图的一天,一周,或每月。

2。艾森豪威尔矩阵

如果你难以想象你优先考虑的事情,试着画一个2乘2矩阵与“重要”和“不重要”在x轴上和“紧急”和“不紧急”轴。地方任务的匹配象限分类每一件事,“紧急和重要,”“紧急但不重要,”“不紧急但重要的是,”和“不重要和不紧急。“然后决定你会承担什么,时间表,委托,并消除。

3所示。中的

这种技术涉及到从A E排名每个任务,一个是最重要的和E。无论是个人还是团队任务,这个排名帮助大家理解预期和应对任务提供了明确的路线图。,尽管这种方法并不占紧迫,你可以考虑当辩论的东西是多么的重要。

4所示。吃青蛙

“吃青蛙”意味着做你最可怕的任务,得到它的方式,这样你就可以专注于其他物品和启动你的一天感觉生产和完成。其余的你的一天也觉得容易的事情。因为你没有避免一些艰巨和复杂的任务。你可能会感觉不那么心烦意乱,因为你不会思考项目你知道你要做但不要想。

5。最重要的任务(麻省理工学院)

麻省理工的方法需要选择几个每天和每周的任务是最重要的,给他们你的注意力。一旦你完成它们,你免费工作无论你喜欢在任何顺序。这个方法很好当你没有许多紧急每日和每周的任务,也喜欢更灵活的工作你可以在任何时间。

7小贴士优先任务

任务优先级比下一个人会为你看起来不同,因为每个人都组织自己的时间不同。但这里有7点妙法可用于改善你独特的策略。

1。找出你的节奏

你可能听说过诸如“崛起和磨”或“早期的鸟儿有虫吃生产力”。早起是一种常见的策略,因为很多人在早上感觉不那么心烦意乱,更有活力,但这并不一定是正确的选择。这取决于你的身体和昼夜节律,醒来太早甚至可能会适得其反。

考虑当你觉得大多数白天清醒和活力并保存的焦点任务。也尽量优先考虑健康良好的睡眠,体育锻炼,吃营养丰富地鼓励精神集中在你的一天。

2。吸引你的眼球的奖

即使是最普通的和无聊的任务通常导致重要的长期目标。并且知道你为什么做一些可能会让你感觉更专注和动力去完成它。例如,写一个月的社会职位可能会感到乏味。但是如果你记住这些职位是营销活动的一部分,旨在增加公司收入的5%,你可能会感到更有动力去完成这个任务。

记住你自己的职业目标给任务更多的背景和意义。也许会议每期限一个月增加你的机会获得晋升或提高。充足的理由去努力工作,完成一切。

3所示。优先考虑你的开发

你的个人发展同样重要,往往比专业更激励——增长。当评估一个项目的重要性和紧迫性,也占了它如何帮助你开发有价值的努力,软技能你想改善。加强你的沟通技巧,看似不重要的任务制定清晰的电子邮件,在与团队成员检查,或者准备谈话要点之前,会议到高优先级的项目。

4所示。给所有的到期日期

每个任务都应该有一个明确的最后期限——即使你的经理还没有分配。这帮助你优化你的时间和更好地理解你必须做什么每一天,周,月计划。并将在行动项目截止日期,对时间不敏感也可以激励你更有效率克服拖延症。

5。跟踪你的时间

跟踪你需要多长时间来完成每一个任务更好地了解你应该优先考虑在未来这些项目类型。如果你是一个自由平面设计师,例如,追踪你花多长时间起草一份合同,执行设计修正,或建立一个音高甲板。然后,调整未来任务优先级列表和client-forward时间表,以反映这些信息。

6。管理的干扰

不管它是一个没有耐心的孩子或点燃手机屏幕,生活将带你远离你的工作如果你让它,所以你必须有意识地尽量避免干扰。通过观察自己在你的工作日开始注意偷了你的注意力,也许检查个人电子邮件或在你的手机上玩游戏。然后,设置限制这些活动的指导方针。你可能会锁定你的手机一个小时一次当你专注于工作或使浏览器设置限制你可以花多少时间在某些页面。

7所示。利用技术

任务优先级时,技术是你的朋友。很多数字生产力工具存在,从任务管理平台消息传递平台集成任务截止日期通知你。你还可以找到浏览器和应用程序设置,限制使用和时间跟踪器跟踪时间和创建报告为自己或你的经理。

常见的日常工作错误

理解常见错误,劫持你的注意力是至关重要的,允许您设置一个系统关注你的首要任务。下面是一些常见的错误:

• 检查你的手机立即:早上你做的第一件事定下基调的一天。社交媒体负面评论或紧张的消息从一个朋友偷你的能量和分散你的紧迫任务。
• 无尽的任务列表:你一天能做的也就这么多了,和一个不切实际的待办事项清单可能会压倒你,阻碍你完成任何事情的能力。
• 离开一天结束的时候最大的挑战:虽然会感到满足快速核对一堆小任务第一件事就是从你的待办事项列表,这些项目可能会分散你从高优先级的项目,需要你的注意力和时间。

优先考虑改善你的工作日

生活是繁忙而复杂,是很正常的日常工作量时不时感到不知所措。但学习如何优化你的任务是一个很好的第一步对抗这种压倒多感受在控制自己的生活。

先评估你每天和每周的任务和尝试优先级的方法,直到你找到一个让你感觉动机,准备承担你的工作。然后,牢记大局——关于个人和职业目标,享受平静而有目的地应对每一天。