15日电子邮件礼仪规则,你应该知道

我们花了我们的在我们的电子邮件收件箱工作的重要组成部分。2022年,普通的上班族一天收到大约32个邮件在即时消息、会议和一对一的电话,起草自己的电子邮件。

这是一个很多的沟通。

恒定的消息,当你感到不知所措的时候,你可能会觉得想回复电子邮件礼仪扔出窗外。一个糟糕的邮件能做什么对你的职业生涯,呢?

但你知道良好的工作沟通任何业务的是一个重要的支柱。良好的沟通结构稳固的联系那改善心理健康和提高生产力。

在本指南中,我们将回顾遵循正确的邮件礼节规则的重要性。然后,我们将分解情况制定正式的电子邮件或非正式的消息,为什么他们对你的专业关系,至关重要职业发展,并提供格式和电子邮件礼仪技巧和模板。

正式和非正式的电子邮件之间的区别是什么?

正式和非正式的区别电子邮件收件人。你可能写正式邮件的同事,同事、经理或客户与礼貌,专业的语言和使用最好的电子邮件礼仪。非正式的电子邮件去朋友和家人悠闲的语言,个人轶事,和一些结构或格式要求。

跟踪电子邮件的形式并不总是直观。这里有一些通用电子邮件礼仪规则记得制作非正式或正式的电子邮件。

正式的邮件

一个正式的邮件专业的函授亲自送到我们不认识的人或同事或客户与我们有业务关系或者是第一次写。商业电子邮件总是需要好电子邮件礼仪,适当的格式和模板风格,和正确的语调。

这里有四个特点,一个正式的电子邮件:

1. 结构:尊重收件人的时间是至关重要的商务电子邮件礼仪。一个正式的邮件应该有效地总结信息,让接收者迅速清晰地理解你的电子邮件的原因。

一个适当的格式包括:

• 明确的主题
• 称呼和电子邮件问候
• 简短的邮件正文
• 关闭
• 签字

2. 基调:正式邮件的语言应该有礼貌,专业,有礼貌。思考如何交付演示给客户或与经理讨论一个挑战。同样的语气应该适用于您的电子邮件通信。
3. 设置:正式的邮件是用于商业和专业用途。例子包括:

• 发送陌生邮件一个潜在客户
• 请求会见一个经理
• 跟进工作
• 从大学教授寻求帮助

4所示。礼仪:我们的网上交流是一个扩展自己,告诉我们收件人的期望持续的工作关系。而不是握手,眼神交流,面部表情,和肢体语言我们观察在面对面的会议,正式的邮件需要通信专业措辞。您应该避免使用emojis、感叹号或缩写收件人可能不熟悉。

非正式的电子邮件

非正式的电子邮件是用于个人信件发送到那些我们有一个友好的关系,像朋友和家人。个人电子邮件是用简单和随意的语言,可以使用一个有趣的或个人的语气。与专业的邮件,一个非正式的电子邮件没有坚持格式或模板。

一个正式的邮件模板应该遵循这四个基本规则:

1. 结构:没有真正的结构,作为一个非正式的电子邮件可以快速反应没有问候或者蜿蜒的很长的电子邮件。
2. 基调:非正式的语言电子邮件是休闲和可能包括笑话、图片和共享个人信息。
3. 设置:非正式的电子邮件用于个人原因。例子包括:

• 邀请一个朋友的生日聚会
• 宣布一个新的家庭成员
• 赶上一个老朋友

4所示。礼仪:非正式的电子邮件没有特定的礼仪跟——这是完全依赖于你与接受者的关系的类型。

什么是电子邮件礼仪,为什么它如此重要?

电子邮件礼仪是一组原则指导适当的商务沟通写作时对潜在和现有客户、业务合作伙伴、同事、经理和熟人在你的专业网络。

良好的沟通技巧帮助你在你的职业发展。写作方面,清晰,构建更好的效率连接你的团队和避免误解都是适得其反,反映出你和你的组织。

这里有四个专业学习正确的邮件礼节的好处:

1. 建立专业。你写作和交流的方式表示你是如何工作的。我们的沟通风格设置预期这将是什么喜欢与我们合作。正确的语调,适当的结构,和适当的语言告诉你的读者你是值得信赖的、认真和专业。
2. 提高了沟通。建立牢固的关系和健康的沟通是关键团队动力。沟通清楚,恭敬地,有效地将开发更好的与经理的关系,同事,或员工可以提高协作、连接、保留和创造力。
3. 节省时间。学习专业的电子邮件写作将会停止写作障碍的教学你该说些什么。少时间呆呆地望着电子邮件意味着花更多的时间在其他任务。
4. 避免误解。网上交流不利于我们的本性。人类依靠非语言暗示理解对方的行为和意图。用正确的语言和语气避免人与人之间的误解,应变专业关系。

15日的电子邮件礼仪

1。使用一个合适的称呼

重要的是要知道如何开始专业的电子邮件。启动电子邮件使用正确的称呼,这将改变取决于你与接受者的关系。你不需要有创造性的事情。主礼,“嗨”和“你好”是不那么正式,也可以选择更传统的“亲爱的”:

如果你直接写一个同事或你有一个友好的工作关系的人,你可以从下面开始,开始用“你好”或“嗨”。Someone you‘ve never met or have a formal professional relationship with, like a hiring manager or a new or potential client, should be greeted with "Dear."

2。不识别错或misgender

“亲爱的先生,”“亲爱的夫人,”“亲爱的先生”或“亲爱的夫人”无意中misgender和冒犯别人。如果你不知道怎么有人喜欢得到解决,保持中性,使用第一或全名。中性的问候像“嘿”,“嘿,伙计们,”或“嘿”也避免性别的假设。

3所示。添加一个专业的问候

变直,并不意味着你不应该问别人。保持简单。这里有一些可以接受的问候:

• 我希望这邮件发现你。
• 你好吗?

4所示。使用一个专业的电子邮件地址

有一个专业的电子邮件地址是一个专业和严肃。如果你代表业务,总是使用你的公司的电子邮件。如果你是一个自由职业者或承包商没有一个专业的网站,创建一个Gmail和你的全名。离开昵称非正式的电子邮件。

如果你所有的信件转发给一个收件箱,确保从正确的电子邮件你发送消息。

5。回复你所有的邮件

如果有人花时间给你写信,尊重并遵循了一个答案。响应应该是一个首要任务。留出时间通过电子邮件在你的一天的开始和结束。没有反应并不是不尊重——这可能会让人认为你是不可靠的和不专业。

6。让人们知道当你不可用

如果你要度假,创建一个外部自动回复功能来管理人们的期望。他们不会认为你忽略他们的电子邮件或者感到沮丧当他们没有接到你的电话。保持简单:

• 这就跟你问声好！我将外部(开始日期,结束日期)的功能。如果你有紧急,请联系我的同事(电子邮件地址)。谢谢你！

7所示。三思而后行打“回复所有人”

特别注意电子邮件线程。当你使用“回复所有人”的按钮,你可以发送邮件收件人是谁不再涉及或想要的信件。仔细检查在发送之前你回复。

8。密件抄送是你最好的朋友

如果你在写一个新电子邮件许多接受者,使用密件抄送,或bcc特性是最好的。添加电子邮件地址在bcc字段进行这些地址看不见其他收件人。这两个方面你的收件人的隐私和避免不必要的邮件线程当有人点击“回复所有人”。

9。使用适当的标点符号

依靠大量的em破折号、分号或括号来解释情况表明,你的电子邮件更适合一个电话或会议。不要过度使用不必要的标点符号。感叹号是适合具体情况:

• 宣布令人兴奋的消息
• 祝贺某人
• 分享一个具有挑战性的项目的成功

对于日常对话,坚持尝试和真正的时期,记得保持简短。

10。避免不必要的装饰品

选择一个字体,很容易阅读和避免不必要的装饰像模因,gif, emojis。他们从你的观点就会分散。

11。缩短url和超链接

复制和粘贴整个链接看起来邋遢,演示了一个缺乏对细节的关注。总是缩短url或超链接文本。

12。让人们知道你发送附件

如果你需要包含一个文档,确保你提到你的收件人,你发送附件和检查它是正确的。如果你发送大文件通过第三方平台,确认收件人收到了通知。

13。校对

校对,以确保你的信息是清晰,简洁,礼貌。仔细检查拼写错误和语法错误,总是运行拼写检查功能。如果你没有专业的出版者技能,下载一个语法的应用,以确保你已经跨越数字t和点缀我的。

14。收件人的名字拼错

拼写错别人的名字是一个快速的方法不好的第一印象。如果他们的全名并不在他们的电子邮件地址,检查他们LinkedIn的资料或在他们的电子邮件地址。

15。使用电子邮件签名

一个签名块是一个宝贵的空间提供额外的信息关于你自己和你的品牌。work-appropriate邮件签名可能包括以下信息:

• 全名
• 位置
• 公司名称和公司网站的超链接
• 其他联系信息,比如一个电话号码

链接到适当的社交媒体平台,像LinkedIn。只使用Instagram和Twitter如果您使用社交媒体账户促进你的个人品牌。

满怀信心地开始发邮件

沟通能力是最重要的技能你可以学习。随着远程工作仍然存在和在线交流,花时间建立better-written沟通习惯将帮助你培养尊重关系,节省时间,并保持生产力。

认为你的电子邮件,保持简洁,总是检查你的写作。你会清理32个电子邮件在你的收件箱中最简单的一部分,你的一天。